OralDrive: sistema de reservas que ahorra 12 horas semanales
La recepcionista pasaba 12 horas por semana gestionando reservas por WhatsApp y teléfono, con conflictos constantes en la agenda.
Sistema de reservas online integrado con Google Calendar y WhatsApp, con confirmación automática y lista de espera.
El contexto
OralDrive es una clínica dental con 3 sedes en Chile. Atendían un promedio de 25 pacientes por día, y la recepcionista central dedicaba las mañanas enteras a coordinar reservas entre WhatsApp, llamadas y una hoja de cálculo compartida.
El desafío
El sistema anterior funcionaba así:
- Paciente escribía por WhatsApp pidiendo hora
- Recepcionista revisaba la hoja de cálculo
- Recepcionista llamaba al paciente para confirmar
- Recepcionista actualizaba la hoja
Esto generaba 12 horas semanales de trabajo administrativo, conflictos de agenda (dos pacientes a la misma hora, 1-2 veces por semana), y pacientes que se aburrían de esperar confirmación y terminaban yendo a otra clínica.
Lo que hicimos
Construimos un sistema de reservas online que:
- Muestra disponibilidad en tiempo real desde Google Calendar
- Permite al paciente reservar, reagendar o cancelar en 3 clics
- Envía confirmación automática por WhatsApp
- Tiene lista de espera que notifica al paciente si se libera un hueco
Los resultados
- 12 horas semanales liberadas para la recepcionista, que ahora se enfoca en atención presencial.
- +42% de reservas completadas (los pacientes ya no abandonan el proceso por fricción).
- 0 conflictos de agenda desde el lanzamiento (6 meses sin solapamientos).
La recepcionista ahora se enfoca en atender al paciente que está en la clínica, no en responder mensajes.
- Astro
- Google Calendar API
- WhatsApp Business API
- Cloudflare Workers
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